TPM改善 - 办公室文件管理
发布时间：2017-01-12来源：装备保障管理网 编辑：旭光
TPM改善 - 办公室文件管理
在办公室里，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、购买文件柜增加等很多浪费，成为阻碍业务效率的白色污染。因此必须对文件及时处理。处理文件的一般方法如下：
1．资料尽量共享
对个人所有的资料和文件进行分类，不必要文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地减少部门文
件量。
2．保管、保存、废弃的分类（制订废弃基准）
对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放存文件仓库），废弃进行区分，把不必要的分类处理掉。
如何区分保管、保存、废弃呢？有一种方法可以参考。可以把每一张文件贴在墙上，进行比较一研讨一改善。关键是各个部门应明确规定废弃基准，根据基准废弃时，坚决不要犹豫。
3．推进无纸化
推进办公自动化，利用内部网络，对简单资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批。
4．计算削减成果
文件整理以后，不能忘记对成果进行确认．可按照下列方法计算文件削减率，并确认文件削减达成度。通常能够削减40%．50%进行保存、废弃，其他留在办公室保管（例如测定文件堆积高度的方法）。
5．会议资料的电脑化
会议资料要尽量电脑化，避免添加会议一结束就扔掉的资料。
6．废除前期业务
采用复印式或计算机化，尽量减少人工前期业务。比如会议中安排秘书直接用笔记本电脑记录会议的内容，可以避免先在纸上手工记录，再输入电脑的重复劳动。
7．使用电子白板
对会议内容、决定事项，为了避免人工抄写记录，利用电子白板记录并复制下来。对输出记录整理成Word文件，也是一种抄写，只会增加人工和浪费时间，不如直接使用。
8．废除草案
制订文件时如果先要制订草案，则会增加一倍的时间。为解决这种问题尽量使用文件修改容易的Word程序。
9．削减复印量
复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以要提倡“一个原件”的原则，尽量减少复制文件。通常采用的手段有公告栏，传阅，内部电子邮件等。
