职能科室TPM推进的基本方向

职能科室TPM推进的基本方向
 

职能科室推进TPM时，最基本的四个方向一定要确立，否则将造成浪费，而职能科室TPM活动的推进基本方向为：

（一）建立工作标准化，训练全能的职员

人事、财务、后勤、行政、管理等部门，虽然各自承担不同职能的工作，．但其中仍有些部门有相通性，如：统计、编制文件档案、数据收集、．分类、复印、归档、检索等，这些工作都具有标准化的特点。也就是说，只要把这些工作程序制作成标准作业规程，则任何时间、任何人都能顺利完成工作。经过这种标准化的建立，业务人员将趋于多能化，业务流程也将更明确化。基本上，这种日常维持性工作，一定要标准化，这是业务效率化的第一步。

（二）文件格式标准化、资料共用化

一般办公室，几乎都可以看到每个人抽屉内摆放很多文件，这种现象造成资料文件无法共用，要查找资料时，必须找持有人不可。

资料无法共用，寻找资料的效率必然低下，急用时很难在30s内取得所需资料，而且对于业务标准化也是一大阻碍。

为了实现共用化及节省寻找成本，那么就有了实施文件格式标准化的必要。 A4幅面是一般最常采用的格式。由于格式标准化，归纳
整理时就能省下不少时间，对资料共用也很有帮助。

（三）业务的精简与效率化

为了有效率地发挥业务原有的功能，应从精简业务量着手。所谓精简业务量，并不是把原来的业务搁置，而是认真研究各单位的原始职能，明确各单位所应扮演的角色，然后将目前进行中没有意义的业务去除，，这方面可利用质量功能展开法( Quality Function Deploy-ment，QFD)或视觉流程图(Eye Chart)来辅助分析。

（四）职能变革及人员精简

职能科室的工作基本上分为维持与创新两方面，维持性的工作尽可能办公自动化( OA)或者标准化，这样可以节省大量的人工；且对人员编制应予以重新考虑，分配给较优秀的人才以较高难度的工作来实现业务创新。．工作经验在标准化建立后，便不再显得那么重要。

增强企业竞争力的新方向，是培养一些动脑筋、贡献智慧的人才。因此，任何工作应尽可能将可标准化的部分标准化。这样做除了可以缩
短新人摸索的时间，更能通过标准化的过程，思考将这部分工作自动化，让人有充足的时间去思考，职能科室的TPM活动就应朝这个方向进行。

为了能有效达到以上四点，最基本的动作即是实施5S管理活动，而办公室的5S管理活动如果能以这四点作为实施方向，就不至于产生职能科室5S管理该做什么的困惑。