备品备件管理在工程管理中的作用

备品备件管理在工程管理中的作用

[摘 要]工程中的备品备件主要作用是为了确保整个工程的顺利实施，对一些重要的器具物品和各种设备进行储存。本文分析了工程中备品备件存货管理经常出现的情况，并提出了提高备品备件存货管理的有效的措施。 

工程的备品备件管理无法准确的把握使用的数量，使用的随机性较大，设备的种类繁多，有些设备的金额较大。如果在工程进行的过程中，设备出现故障，危及工程顺利进行的时候，需要及时的更换备品备件，才能解决出现的危机，备品备件在工程的管理中具有一定的作用，但是超量等不适当的储存备品备件，就会带来积压浪费的问题，降低工程的经济效益。 

一、工程中备品备件存货管理经常出现的情况 
　　
1、存货报废风险较高 
　　
在工程中由于一些设备陈旧，或者采用先进技术的需要致使部分专用物资不能投入使用，需要进行报废处理，会损失大量的资金。在工程的管理过程中，一般按原来的设备维修需要的产品来购买一些专用备品备件，在技术不断进步的情况下，一部分无法投入使用，如果没有极强的专用性，没有转让的价值，经过鉴定之后只能进行报废处理，在新设备、产品以及技术的利用不断变化的今天，存在着较高的不可预测的存货报废风险。 
　　
2、流动资金被不合理占用 
　　
由于备品备件申购不周导致长期的无动态或动态小，资金被不合理占用的同时具有无法控制的报废风险。工程的使用和采购两个部门具有不同的职责和作用，使用部门希望采购供应部门建成“超市型”的配送中心，供应部门则希望自已是备品备件的“中转站”，希望备品备件进行快速的周转，这是工程的备品备件存货管理中长期存在的问题。由于没有进行前期的充分计划或者维修情况发生变化会导致备品备件入库之后，长期的小动态或者无动态，流动资金长期不合理占用，一些工程中多于一年的备品备件所含比重较高，致使问题严重。 
　　
3、忽视外部物流资源的利用 
　　
工程中的备品备件存货管理注意对内部的物流系统进行有效整合，忽略对外部物流资源的利用。工程中负责存货计划、采购、储存、领用、出库全过程的管理，是一项系统性的工作，需要充足的人员和资金支持，对社会物流管理资源的整合和利用不够。一些工程的管理人员由于缺乏相关的意识，没有设立供应链管理的部门，所以，工程无法利用职能整合和整体流程管理获取效益。 
　　
4、忽视备品备件存货价值形态的管理 
　　
工程在备品备件存货管理中，对货物的实物形态管理和控制比较注重，建立了一套完善的设备收、发、存的管理和实物保全制度，然而忽视设备的价值管理，缺乏认真地分析存货的积压和贬值问题，导致一些设备的账面价值和实际可收回资金之间存在很大的差距，无法对工程的经营效益进行准确的评价，无法对备品备件存货的后续管理进行有效的改进。 
　　
5、存货管理信息化落后 
　　
当今，一些小工程的存货管理信息的收集和交换方式比较落后，还在使用手工操作，因为设备的种类繁多，核算的工作量繁重，导致存货核算的速度较慢，不能对各种存货信息及时的进行动态和高效的掌握，很多的存货信息资源无法在部门之间、部门与供应商之间进行自由流通。 
　　
6、备品定额制定方案不完善 
　　
以往传统的备品备件存货解决之道是是工程企业储备大量备品备件，这种方式造成了大量资金的占用，浪费了管理维护方面的人力和物力。另外，由于没有完善的备品定额制定方案，也带来了资金的损失，所以，为了有效控制工程的成本，制定正确的备品备件存货策略，是一个需要迫切解决的问题。 
　　
二、加强和改进备品备件存货管理，防止和杜绝存货风险的主要措施 
　　
1、控制好备品备件的需求，防止呆滞积压和浪费 
　　
备品备件需求计划是存货产生的主要根源，控制好源头的主要手段是实行严格的计划管理，使计划人员对存货的使用负责，采购人员对存货的质量负责。

确保备品备件采购供应的时效性，防止资金被占用和损失，制定准确的采购预算，对备品备件采购计划进行定期考查。

第一，确保工程使用部门计划编制的准确性，根据设备使用和维修情况，科学计算任务量和消耗定额，对每项备品备件的需求量及需求时间进行合理的制定。

第二，采购部门要制定完善的采购计划，确保工程的各项工作顺利实施，提升采购供应保证的程度，避免出现设备短缺给工程带来的损失。

第三，注重对采购计划进行考核，防止出现盲目制定不合理的采购计划，导致备品备件采购量过多，长期的积压过大致使资金不合理的占用。而且，对计划受理处理水平较低，采购供应不及时给工程带来的影响和损失问题进行考核。

不符合考核标准人员，要求其进行整改，不断完善自身的工作。只有通过考核，使用部门备品备件管理人员才能更加贴近工程的实际，掌握准确的信息，准确分析备品备件消耗的记录信息，制定科学合理的采购计划，防止出现影响工程施工的问题。

也使采购人员去主动了解各种设备在工程中的作用，围绕工程的实际制定受理、采购实施等各项工作。解决供需矛盾需要双方的配合，在保证工程顺利进展的同时实现资金的快速周转，防止设备的大量积压带来的报废损失。

由于备品备件存货具有很高的专业性，工程的设备管理部门应该对备品备件实行总额管理，这也是预算管理的一部分。 
　　
2、突出重点，抓大放小，宁精勿滥 
　　
工程的备品备件存货管理，遵循存货管理的重要性原则，学会抓重点，做到有的放矢。牢牢抓住那些关系工程正常施工的关键性设备，即关键备品备件的管理，注重一些占用巨额资金的备品备件管理，保证重要的设备合理科学的进行存储，对一些非重点的设备和物资，不要放太多的精力，备品备件管理要突出重点。

工程用到的设备，在当前的市场环境下，除了极个别，大部分常用的物资都可以随时在市场上购买，因此，一些常用的物资可以实行零库存。 
　　
3、加强备品备件信息化系统的建设 
　　
工程的备品备件管理是一项复杂的系统性工程，工程的规划、设备维修、财务、物资等很多方面包含在其中，需要工程各个部门人员的互相配合和互相支持，这样才能保证备品备件的管理有序，如果任何一个环节出了问题，都会给整个工程带来不良的影响。

当今，随着信息技术的进步，工程的管理者要及时的掌握相关的信息，了解设备的更新换代情况，选用价优势明显的备品备件，利用设备管理系统，进行科学有效的管理。 
　　
三、结语 
　　
工程的备品备件具有采购周期长、设备故障不确定性与维修需求急、变化多的特点，导致库存计划控制难度大，容易造成库存物料的缺货问题，工程的管理部门应加强备品备件需求计划的控制和考核，运用“零库存”等有效方法对备品备件库存进行控制，提高对维修备件需求变化的快速反应能力和及时处理问题的能力，并且利用先进的技术手段，通过管理信息化建设加强工程内部每一个部门之间的沟通和协作，提高管理和服务的水平，最大程度的降低库存成本，工程提升工程的经济效益。 
　　
美国经济学家西蒙曾经提出“管理就是决策”的著名论断，工程的备品备件存货管理同样需要科学的决策，一个优秀的企业莫不是具有完善的管理制度和良好的管理方法，才能给企业的发展带来极大的优势，实现企业较好的经济效益。

随着经济的发展，当今工程备品备件管理的模式很多，但企业应结合自实际情况，选择适合自已的管理方法，以起到降低资金占用水平和减少报废风险的目的，确保收益的增加。 
　　
参考文献 
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[3] 林茜，罗建军，张秀山.备品备件管理系统设计[J].微计算机信息，2006（06）.