TPM推进 - 事务改善 内容及要点

TPM是全员参与的持久的集体活动，没有间接管理部门的支持，企业实施TPM精益化管理是不可能持续下去的。事务改善是间接管理部门的事务革新活动，活动的内容包括对生产管理事务、销售管理事务、行政后勤管理事务以及其他间接管理事务的改善。事务改善的目的是改善管理系统，消除各类管理损耗，减少间接工作人员，提高办事效率，更好地为生产活动服务。

事务改善管理对企业的发展具有重要的推动作用，企业必须找到完善事务改善管理的主要措施。事务改善管理的核心在于设置合理、有效的行政管理规章制度和组织结构，使各部门、各岗位在行政管理部门的协调下处于良好的运作状态。

间接部门损失类型

间接部门被企业视为收集、加工和提供情报的“事务工厂”。从这个角度看，间接部门同样存在着不少事务效率损失。在间接部门中，最有代表性的损失有两大类：时间损失和品质损失。
 
一、时间损失
 
间接部门中的时间损失主要来自以下四个方面：

1、事务处理延误
 
例如，月底进行的事务处理与结果报告应该及时送达经营阶层和管理阶层，如果中间有所拖延，必然会造成行动的延迟。
 
2、寻找文档的时间
 
寻找文件和档案的时间是最典型的时间损失，如果文件的管理者不在，无法迅速找到文件，很可能会耽误重要事务。
 
3、情报信息提供延迟
 
任何科学决策都要建立在充分、详细的情报信息基础之上。企业高层要想正确地认识现状，必须参考适时、适量的情报，如果情报提供延误，制定的决策比对手慢一步，就可能会使企业陷入危机。
 
4、会议的时间

最大的时间浪赞往往出现在会议时间的不可控上。统计资料表明，90%以上的企业内部会议都是没有效率的。
 
二、品质损失
  
间接部门所制作的传票（计划书）、报告文件的品质对根据这些文件采取具体行动的生产部门具有很熏要的意义。一旦出现文件传送错误或遗漏等情况，就很可能造成品质损失。
    
虽然在部门内部发现这种错误时可以重写或补足，但是已经造成了时间的损失。如果有错误的传票（计划书）流到后续流程，带来的损失可能会很大，尤其在当今信息流通速度极快的情况下，当发现错误时，资料可能已经被严重误用，由此花在补救措施上的成本往往是人工作业时期的数十倍甚至无可计数。因此，避免不良品流到后续流程是间接部门工作的基本原则。
 
三、事务改善的要点
 
企业正常运转的前提是有序的管理。企业要想进一步壮大，就必须将事务管放在同经济利益同等重要的位置来考虑，企业高层尤其要立“精益化管理出效益识，进一步优化管理体系，为企业发展提供组织保障。因此，企业在进行事务改善意以下几个要点：
    
(1)要建立一套完整的管理体系。企业从上级部门到下级部门都要有一个完程，这个流程不仅要十分健全，而且要十分明确。哪个部门应对哪个部门负责，一定要明确。这样做可以明确责任制，建立清晰的问责机制。
    
(2)要充分利用现代化资源。随着现代化网络的发展，企业管理要将一系列的操作程简便化、清晰化，这样做不仅可以节省管理资源、提高管理效率，同时也可以将企业一系列事务公开，将奖惩制度公之于众，真正地激励员工。  
 
(3)事务管理必须联系企业实际，做到具体问题具体分析。每个企业都有自己的情况与特点，可以参考国内外先进企业的管理策略，但是一定要符合自身的发展情况。