TPM推进 - 事务改善的步骤

 TPM推进 - 事务改善的步骤
 

事务改善小组具备越多的知识、技术和方法，对事务改善越有利。若事务改善小组的知识和技能不足，则“事务改善”立意虽好，却无法获得良好的效果，浪费企业资源。

优良的事务改善小组应具备事务管理理论与经验和调查分析的技术，掌握原有的作业技术，并且有洞察能力，有了这些能力，只要依照一定的步骤推行事务改善，就能够达成改善目标。一般而言，事务改善有以下几个步骤。
    
1．把握现状
    
在合理的事务改善过程中，把握现状包括两项内容：一为现状观察，二为拟订计划。一方面从对现状的观察中了解目前事务作业的情况，另一方面拟订调查计划，以进一步发现原有事务作业中存在的问题。
    
没有事务作业经验或对事务作业现状没有仔细观察的人往往凭想象推行事务改善，结果却阻碍了事务作业的进行。所以，不管在哪一部门推行事务改善，事务改善小组必先对该部门原有事务作业现状进行充分了解，只有了解现状后才能从中发现问题点。

此外，事务改善小组也可以通过调查了解事务作业现状。在调查事务作业现状之前，事务改善小组应拟订调查计划，例如确定要收集的资料、资料收集的对象和数据收集的方法。
 
 2．发现问题
  
现状调查的目的在于了解目前事务处理的情况。将调查所得到的数据与事务管理理论相互比较，就可以发现目前事务作业不合理的问题点。事务作业现状调查的方法很多，常用的有以下几种。
 
(1)通盘调查法；
    
(2)事务流程分析法；   

(3)职务分担分析法；    

(4)事务作业研究法。    

3．改善方案的拟定    

改善方案的拟定包括改善方案的制定与改善方案的修正。前者只是寻找最佳的可行改善方案；后者是根据后来事务作业的实际情况而对“最佳可行方案”加以修正。
    
找出目前事务作业的问题点并加以检讨后，便可以制定可行的改善方案。企业可以从所有方案当中再挑选出最有利的改善方案，然后付诸实施。小的改善方案可以是对表格的改善，大的改善方案可以是对整个事务管理制度的改良。
    
最佳改善方案在付诸实施时，有时因事务作业的实际情况或其他原因已非尽善尽美，这时企业必须对“最佳改善方案”加以修正，使改善方案更趋完美。
    
4．改善方案的实施
    
改善方案的实施能否成功要看实施前的准备是否允分。在为实施改善方案做准备时，企业应考虑以下事项：
    
(1)事务改善的时机是否已经成熟
    
在实施改善方案之前，事务改善小组应该充分分析改善方案的益处以获取最高决策层的核准与有力的支持，然后设法让实际推行单位及相关单位理解。改善方案的实施由事务改善小组负责推动，但最主要的还是实际推行单位的配合。如何使推行单位同心协力是事务改善方案能否成功的关键所在。
    
(2)人员准备是否充足
    事务改善方案由事务改善小组负责推动。事务改善小组应对事务推行单位的人员进行培训，帮助他们在心理上或事务改善技巧上有所准备。
    
(3)表格或账票的准备是否充分
    
在推行事务改善方案时，要采用哪些新表格或新账票，继续沿用哪些旧表格或账票，废弃使用哪些旧表格或账票，这些都应事先准备妥善。
    
(4)事务机器的准备与操作人员的培训
    
设备到底要购买还是要租借？这需要用经济观点决定。设备准备妥善后，事务改善小组要培训操作人员如何使用。
    
(5)改善试行阶段的调整
    
事务改善方案应该设有3～6个月的试行期，因为通常在更换制度期间会发现意想不到、不妥当的地方。若发现有不妥当的地方应立即修正，然后再根据修正后的改善方案，逐步实施事务改善。
 
5．实施后的评价
    
事务改善方案必然有许多优点，但是方案实施之后，这些优点是否能够全部表现出来呢？企业应对新方案实施的前、后情形加以比较。
    
(1)新方案实施之后能否节省事务作业时间？能节省多少？    

(2)新方案实施之后能否提高事务作业效率？能提高多少？    

(3)新方案实施之后能否降低事务作业成本？能降低多少？如果方案的效果有所降低，事务改善小组应该设法提出其他改善方案，继续进行事务改善。