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企业召开会议的要素及注意事项(TPM)

发布时间:2017-10-19来源:装备保障管理网 编辑:旭光

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企业召开会议的要素及注意事项(TPM)

企业召开会议的要素及注意事项(TPM)

召开会议要考虑以下要素:

1.会议的必要性
  
会议不是万能的,有的问题不一定只有开会才能解决。可以的话,考虑用文件传达或电子邮件等形式代替一些会议,有的问题靠开一次会议也解决不了,必须考虑其他方法。

2.会议的原则
“会而有议,议而有决,决而有行,行而有果”是会议的基本原则。没有主题(目的)的会议不如不开,没有任何有建设性意义的决定或共识的,等于没开,有决定未执行的等于空开;实施执行了没有效果等于白开。
    
3.会议的形式
    
既然决定召开会议了,就应该明确以下事项:
   

■   会议目的:为什么要开这个会(WHY);
   

■   会议内容:讨论,决定什么内容(WHAT);
    

■   会议形式:用什么方法去检讨(HOW);
    

■   参加人选:哪些人?他是非来不可的吗?会议人员一般在5-10人以内,人太多时考虑会议效果(WHO);
    

■   会议时同:一般在2个小时以内,长时间的会议让人感到疲惫 ( WHEN);
   

■   会议地点:在哪里召开会议?最好明确到几楼几号会议室,并提前预订确认。(WHERE);
    
明确以上事项,并将会议议程发送给列席人员。这是一个会议能否成功的前提。

会议召开的注意事项
    

■   议题明确:主持人一开始应向参会者申明会议的议题、介绍背景及概况。与会议无关的话要避免;
■   耐心聆听是对他人的尊重;
■   不管是谁的发言,都要耐心聆听。随意打断或面露不屑之色都是 对他人的不尊重;
■   对于发言人提出的情报,意见,想法应作一个简单的记录,并有所肯定和回应;
■   发言后要进行讨论,讨论要针对主题,而非旁征博引,即兴而发;
■   及时总结会议:会议结束时,主持人应进行会议总结,重申会议讨论的结果。对决定的事项应落实到人,并明确完成期限。
■   发言简短明确:一次发言控制在3分钟以内,不可同时讲几个主题,更不可滔滔不绝,离题万里;

 5.会议后的工作跟催

■   会议时选一个人担当会议记录员,此人态度端正,为人公正,有较好的领悟理解及概括能力,能把握记录要点;
■   会议结束后,将做好的会议记录发布给相关人员。必要时考虑转换成公告形式向全体人员颁布;
■   主持人对会议内容必须定期跟进进度,滞后项目要采取对策。必要时做成总结发行。

6.执行TPM会议的“三大纪律”

■   先协调,后开会;

■   开小会,开短会;
■   开工作会,开现场会。

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