企业召开会议的要素及注意事项（TPM）

企业召开会议的要素及注意事项（TPM）

召开会议要考虑以下要素：

1．会议的必要性
  
会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决。可以的话，考虑用文件传达或电子邮件等形式代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，必须考虑其他方法。

2．会议的原则
“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”是会议的基本原则。没有主题（目的）的会议不如不开，没有任何有建设性意义的决定或共识的，等于没开，有决定未执行的等于空开；实施执行了没有效果等于白开。
    
3．会议的形式
    
既然决定召开会议了，就应该明确以下事项：
   
■   会议目的：为什么要开这个会(WHY)；
   
■   会议内容：讨论，决定什么内容(WHAT)；
    
■   会议形式：用什么方法去检讨(HOW)；
    
■   参加人选：哪些人？他是非来不可的吗？会议人员一般在5-10人以内，人太多时考虑会议效果(WHO)；
    
■   会议时同：一般在2个小时以内，长时间的会议让人感到疲惫 ( WHEN)；
   
■   会议地点：在哪里召开会议？最好明确到几楼几号会议室，并提前预订确认。(WHERE)；
    
明确以上事项，并将会议议程发送给列席人员。这是一个会议能否成功的前提。

会议召开的注意事项
    
■   议题明确：主持人一开始应向参会者申明会议的议题、介绍背景及概况。与会议无关的话要避免；
■   耐心聆听是对他人的尊重；
■   不管是谁的发言，都要耐心聆听。随意打断或面露不屑之色都是 对他人的不尊重；
■   对于发言人提出的情报，意见，想法应作一个简单的记录，并有所肯定和回应；
■   发言后要进行讨论，讨论要针对主题，而非旁征博引，即兴而发；
■   及时总结会议：会议结束时，主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果。对决定的事项应落实到人，并明确完成期限。
■   发言简短明确：一次发言控制在3分钟以内，不可同时讲几个主题，更不可滔滔不绝，离题万里；

 5．会议后的工作跟催

■   会议时选一个人担当会议记录员，此人态度端正，为人公正，有较好的领悟理解及概括能力，能把握记录要点；
■   会议结束后，将做好的会议记录发布给相关人员。必要时考虑转换成公告形式向全体人员颁布；
■   主持人对会议内容必须定期跟进进度，滞后项目要采取对策。必要时做成总结发行。

6．执行TPM会议的“三大纪律”

■   先协调，后开会；
■   开小会，开短会；
■   开工作会，开现场会。