设备订货程序、合同及验收管理

设备订货程序、合同及验收管理

一、订货程序
   
企业订购设备，根据设备投资规划决策所列出的外购设备计划，选型后的明细，先进行市场货源调查．参加设备订货会议及向制造厂家（或供应商）联系、询价和了解供货情况，收集各种报价和供货可能、做出评价选择，与制造厂家对某些细节进行磋商，经双方谈判达成协议，最后签订订货合同或订货协议，由双方签章后生效。订货签约前谈判协商的具体内容包括以下方面：
   
(1)设备具体规格、精度、性能及专门要求；
(2)设备附件的要求；
(3)设备用途及加工范围的要求；
(4)操作性能、结构合理性要求；
(5)安全防护装置的要求；
   
(6)设备可靠性和维修性的要求；
(7)设计的特殊要求和特殊附件、附具，
(8)交货期的协商，
(9)费用及付款方式、开户银行、账号、到站、联系经办人、收货单位：
(10)协议书及合同附加条款说明和期限；
(11)技术服务与技术培训，包括备件、图纸资料、维修作业指导书等。
   
在社会主义市场经济体制下，设备订货将会更多地依靠市场，这样设备的商品属性将更充分地体现出来。设备订货程序如图所示。


 对国产一般中、小型设备的订货程序，视用户需要和货源悄况，可以适当简化。
   
国内一些企业在设备订货中，突出经济观点，考虑设备寿命周期内的总费用、有优不订劣、有近不迭远、货比三家的做法是可取的。
   
二、订货合同及管理
   
设备订货合同是供需双方在达成一致协议后，经双方签章具有法律效用的文件。国内合同按国家有关规定执行。其注意事项如下：
   
(1)合同的签订必须以洽商结果和往来函电为依据，双方加盖财务上规定的合同章后生效；
   
(2)合同必须明确表达供需双方的意见，文字要准确，内容必须完整，包括供货、收货单位双方的通信地址、结算银行全称、货物到达站及运输方式、交货期、产品名称、型号、规格、数量及协商认定的特殊要求、签订日期等，都不要漏掉或误写；
   
(3)合同必须符合国家经济法令政策和规定，要明确双方互相承担的责任；
   
(4)合同必须考虑可能发生的各种变动因素，如质量验收标准、价格、交货期、交货地点，并应有防止措施和违章罚款的规定。
   
在合同正文中不能详细说明的事项，可以附件形式作为补充。附件是合同的组成部分，与合同正文有同等法律效用，附件也要经双方签章。对大型、特殊高精度或价格高的设备订货，合同应提出到生产厂的现场监督、参加验收试车，并要求生产厂负责售后的技术服务工作。
   
合同签订后，有关解释、澄清合同内容的往来函电，也应视为合同的组成部分。
   
企业应做好设备订货合同的管理。订货合同一经签订就受法律保护，订货双方均应受法律制约，都必须信守合同，合同一式四份，甲、乙双方各两份。甲方收到合同后，一份交财务部门，另一份留设备计划采购部门管理。合同要进行登记，建立台账和档案，比如设备采购部门专门设立“设备订货合同登记表”和“订货档案”。合同的文本、附件、往来函电、预付款单据等都应集中管理，这样便于查阅，也是双方发生争议时的仲载依据。

乙方应按合同规定交货，甲乙双方应经常交流合同执行情况，对到期未交货要及时查询。
   
顺便说明，用户为了及早做好设备安装准备工作以达到设备到货后即可开始安装，在签订合同时应征得卖方同意，在合同生效后一定时间内提交设备外形尺寸图、基础布置图，其余稍后提交。
   
三、入库检查验收
   
设备到货后应按合同和装箱单及时开箱并验收入库。开箱检查的内容如下：
   
(1)检查外观包装情况，看包装箱（包括内包装塑料袋）是否有损坏的地方；
(2)到货的设备型号、规格、附件等是否与合同相符；
(3)按部件、零件装箱者，是否与装箱单相符；
(4)从外观上检查零部件是否有锈蚀、损坏现象；
(5)随机技术文件是否齐全。
   
开箱检查时要对照装箱单逐件清点、做好记录。如果发现损坏、锈蚀、零部件短缺等问题，应以照相或其他方法做好记录，作为向制造厂或有关部门交涉索赔的依据。
   
设备开箱检验后，如果不能随即开始安装，应重新包装好，并做好防锈、防潮工作。
   
设备开箱检验完毕验收入库后，应及时通知企业的规划、工艺、设备管理和安装部门，随机技术文件应按企业有关规定及时入档。